関係性自論5総括

先日は関係性自論5にご参加いただき、ありがとうございました。

この度の開催で行ったこと、また発生した問題やそれに対する改善案、今後のイベント開催における検討事項などをまとめました。

8/31追記　2日間開催の項目に参加者数を記載しました

実施事項

2日間開催

前回見送った2日間開催をイベントとして初めて実施いたしました。
元々、初回開催時から『2日間開催を』という声がありましたが、当時はサービス自身に複数日開催機能がなく、見送っておりました。
サービスに複数日開催機能が備わり、サービス側の大型トラブルから時間が経ったこともあり、今回晴れて2日間の開催となりました。

2日間でゆっくり会場を回ることができたという声や、逆に2日間でも足りないという声も聞かれたように感じます。
初日の曜日がこれまでと違い金曜であったので、このあたりをもう少し周知できたらよかったかと感じました。

8/31追記

pictSQUARE事務局より、非会員の一般参加者数がユニークカウントであると回答を得ましたので、参加者数を下記に公開いたします。

サークル参加者数：268名（運営スペースを除き欠席含む、実申込数）
一般参加者数：961名（ユニーク数、うち非会員の割合約90%）

前回に比べ、会員登録無しで一般参加可能なことが周知され、多くの方に気軽に来場いただけたように思います。
これは、サークル参加者様方が、その点も含めて宣伝告知をしていただいたことが大きいと感じました。
改めて、サークル参加いただいた皆様、一般参加者様方に心よりお礼申し上げます。
本当にありがとうございました。

作品サンプル提出方法の一部変更

前回、不着やエラーが10件近くあったことから、メイン提出フォームに偏った体制を改めました。

具体的な施策として、

・Googleフォームを用いた提出方法の追加

・10MB超のデータを送付する際の外部アップローダー使用の推奨

・前回臨時アップローダーとして使用していたものをサブアップローダーとして常時送信可に変更(画像直接アップロードはなしとした)

上記を行いました。
結果として、不着は起こりましたが片手で収まる数に減少しました。

メイン提出フォームについては、どうしても時折不着になる場合があるとのことでした。
しかしながら、様々なフォームを検討した結果、最も利便性が高く、また管理やデータ受領が容易なため、なかなか完全に別のフォームに移行ということは難しいと感じています。
Googleフォームも送信後の表示がおかしくなったとのご報告がありました。
サブフォームはサービス側のメンテナンスが不定期に入るため、それが提出期間中に重なることも考えられます。
メールも受信サーバー側で弾かれるなどで不着の可能性がないわけではありません。
以上のことから、複数の提出方法を用意し、なるべくリスクを分散させることが、今できる最善策であると考えます。

サークル一覧表の不備防止

前回の電子パンフレットにおいて、一部エリアでサークル一覧表下部が切れて表示されるという不備を出しました。
再発を防ぐため、一覧表の周囲に枠線を引くことで、同様の不備があった場合ひと目で判断できるようにテンプレートを改善いたしました。
全件ひとつずつチェックするのが本来望ましい形であるとは重々承知しております。
しかしながら、ひとりですべての作業を行っている関係で、時短策として、このような方法を取らせていただきました。何卒ご容赦ください。

支援窓口設置

前回に引き続き、第5回も無料開催のため、BOOTHに支援窓口を設置しました。
期間はパンフレット公開後からイベント閉会まで。お礼状pdfの販売(100円)として支援を受け付けました。
多くのご支援を賜り、心より感謝申し上げます。
いただいた支援金は、イベント運営費(素材購入費やサーバー代等)として活用させていただきます。

第6回まで無料開催のため、同様にBOOTHでの支援窓口の設置を行う予定です。

非会員の機能制限周知

前回は開催直前に非会員の一般参加が可能となったため、機能制限について、サークル参加者様への周知が及んでおりませんでした。
その結果、一部の非会員来場者様から「感想を書き込む場所がない」とお声が上がっておりました。
それを踏まえ、今回は準備段階において、サークル参加者様へのメール連絡にて以下のことを周知いたしました。

・非会員は書き込みボードへの書き込みができないこと

・非会員の感想も受け付けたい場合、各々に外部のメッセージツール等で対応してもらうこと

結果、必要な方にはメッセージツールを用意していただけたように感じました。
今回、一般参加の多くが非会員であったことから、次回もサークル参加者様に対して同様の情報を周知してまいります。

発生した問題点や今後への課題

配置に関する誤解とその解消方法

今回、前回以上に配置に関するお問い合わせをいただきました。
配置に関する誤解があることや、メールにてお伝え済みの項目に対して、より理解をしていただく必要があると感じました。
説明が不足と思われる事項に関しては、第6回申込開始までに詳細な追記を行います。
それ以外については、複数回の周知行為以外にどのような手段が有効であるか、模索をしていく必要があると考えています。

生成AI作成物について

これまでイベントとして定義していた生成AI作成物の中に、歌声生成AIを用いたデータ及びそれを使用した作品を含めていなかったため、一部でご心配の声を頂戴しました。大変申し訳ありません。
既に各SNSで、この問題についての文書を公開しております。

また、第6回募集開始までに、具体的な禁止例を挙げた『生成AIについての注意喚起ページ』を作成・公開する予定です。
文書については、下記にリンクを掲載いたします。

https://h-h.velvet.jp/kankeiseijiron/jiron5_AI.pdf

R18/R18G他配置分けの徹底

当イベントでは、年齢制限の他、作品傾向や属性によるスペース配置を行なっています。
今回、来場者様にその配置分けが機能していないと感じさせてしまう事案があり、主催として非常に反省すべきことだと感じております。本当に申し訳ありません。

現状、スペース配置のための情報が、申込時の設問しかありません。
そのため、配置分けをより正確なものにするために、サークル参加者様に確実な情報記載をお願いしてまいります。
次回申込開始時には、イベントページや設問回答画面において、記載上の注意を追記いたします。

一部属性の混同防止について

一部の属性で、意味合いが複数存在するものがありました。
こちらに関しまして、より明確な配置を行うため、属性の細分化を行います。
これは次回申込時の『作品傾向・属性選択肢一覧』にて反映いたします。

電子パンフレットの編集方法改善

今回、電子パンフレット編集の際、ページの抜け落ちや別ページの混入がありました。該当参加者様には大変ご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。
抜け落ちにより、ページが減っていたことにも気づけていなかったため、次回は以下のように編集方法を改善いたします。

・サークル別に受領した作品サンプルのページ数を管理

・各エリアごとに電子パンフレットのページ割を作成

・ページ割と実際の電子パンフレットの照会

問い合わせと対応の情報管理について

今回、問い合わせが重なることが多く、特に情報の修正依頼については、1件の作業漏れが発生しております。
このような事態を防ぐべく、次回からは問い合わせ内容や対応済か否かなどを一覧にして管理いたします。
情報の一元管理を行うことで、都度細かい部分を確認する手間も省けるため、結果的に作業の効率化に繋がると考えております。

SNSの運用について

前回、くるっぷの運営アカウント運用終了を検討しておりました。
利用がほとんどないものの、完全になくすのは憚られる状況であり、検討を重ねているところです。
運用終了は持ち越しとし、以下のように活動を縮小して対応することとします。

・最低限の告知(募集開始・終了等)
・お品書きまとめの廃止(くるっぷのみで活動される方にはTwitterでの代理投稿などで対応予定)
・イベントタグ巡回廃止(お品書き以外のタグポストはほとんどないか、あっても他のSNSに同様のポストがされているため)

pictSQUARE再有料化に関連して

9月より、pictSQUAREが順次再有料化いたします。
関係性自論6は無料開催ですが、第7回に関しては有料開催となります。
救済措置として配布される無料クーポンがあるものの、1アカウントにクーポン1つのため、別イベントに使えば当イベントへの参加は当然ながら有料となります。
有料開催となれば、問題となるのが開催日数です。
1日の開催であれば550円ですか、今回のように2日間にわたっての開催となれば、参加費はほぼ倍の1000円となります。
これまでは、参加費数百円であれば参加してみようと思われた方も多いのではないでしょうか。
しかし1000円となると、躊躇う方がいらっしゃっても当然だと考えます。

参加費負担を抑えるために1日開催に戻すか、サークル参加が減少しても、2日間開催を維持するのか。
イベントにとってどちらが最善か、しばらく検討をいたします。

おわりに

今回、初の2日間開催ということで、これまでより多くの作品に触れていただける機会が設けられたのではないかと感じております。
ひとりでも多くの方にイベントを楽しんでいただけましたら幸いです。

次回、関係性自論6でも、よりよいイベント作りを心がけてまいります。
ご縁がありましたら、よろしくお願いいたします。
ここまでお読みくださり、ありがとうございました。

関係性自論　主催運営　熊猫二郎笹助