関係性自論3総括

エアイベントという形ではありましたが、第三回が閉会いたしましたので、準備期間からの開催までの総括を行いました。

生成AIについて

準備期間中に生成AIの可否について質問があり、イベントとして指針を出す必要があると判断しました。
一旦は『制限付きで一部許可』としたものの最終的に『全面禁止』と改めました。

匿名フォームについて

やはり匿名の方が質問がしやすい方がいらっしゃるのでは、ということで、今回告知サイトに匿名フォームを設置しました。
しかしながら、確実に回答が届いているかわからない、匿名ということもあり、質問ではなくイベントの在り方や運営方法に対しての批判的な意見が届いたため、今回限りで撤去の予定です。
運営方法に対して何かございましたら、記名ありでご意見いただけますと幸いです。
(匿名アンケートを荒らされた関係で、匿名意見については一切受け付けていません)

pixivでの告知について

前回今回と試験的に行ったpixivを使った告知については、場所柄サークル・一般参加者様への訴求性に欠けるため、次回からは廃止いたします。
代わりにpixivに作品をアップする場合のタグを統一してもらうよう、参加サークル様に事前周知を行います。

イベント統合サイトへの移行

第3回まで、イベントごとにサイトを作成してきましたが、参加要項や禁止事項、電子パンフレットの詳細が固まってきたため、今後はすべてのイベント情報を継続して発信する統合サイトに移行する予定です。
次回第4回からの運用を目指しています。

参加禁止ジャンルについて

今回、参加禁止ジャンルに関してトラブルがあり、一時多くの参加者様にご迷惑とご心配をおかけしました。その節は大変申し訳ありませんでした。
今後は該当ジャンルについて、明確な基準を設けて明示するとともに、主催の指示に従えない方や、同一の内容について過度に繰り返し問い合わせを行った方に関しては、追放対応とする旨を要項に記載いたします。
(同一の内容を過度に繰り返し問い合わせする行為は、pictSQUAREの規約でも禁止されています。余程の場合でないと禁止行為には当てはまりませんので、問い合わせ自体を躊躇される必要はまったくありません)

配置作業期間の設定

ありがたいことに想定以上の申込があり、またトラブル対応以降体調不良が続き、主催側であらかじめ定めた期間内に配置が終わりませんでした。
この件に関しても、ご迷惑をおかけし本当に申し訳ありませんでした。
今回、参加申込締切を前回までより二週間ほど遅らせたこともあり、元々配置作業用に確保していた時間が短すぎたと反省しています。
不測の事態が起こることも考慮し、少なくとも10日〜2週間は見ておく必要があると見込み、次回以降の準備期間スケジュールを見直していきます。

エアイベントについての反省

・タグの流れ、特に開催直後の初速がかなり速すぎた

Twitterヘビーユーザーでも追うのがやっとの状態だったため、ライトユーザーの方にはかなり厳しい状態だったのではないかと思います。配慮が足りず申し訳ありません。
この件につきましては、元々のタグのみに固執せず、エリアごとのエアイベントタグを作成することで緩和できたのではないかと考えております。
大きく反省すべき点のひとつです。

・すべての参加者様に参加してもらえる形態ではなかった

Twitterを利用するなら参加しない、という声も聞かれました。
すべての参加者様に対応することができず、申し訳なく思います。
Twitterを利用しない突発のエアイベントの形態としてどういうものが考えられるか、今後の万が一の事態に備えて、検討を重ねていきます。

代替連絡手段の確保

今回、もっとも反省すべき点です。
準備期間から、お知らせ一斉メールが一部の参加者様に届いておりませんでした。
そのことを踏まえ、メーリングリスト等の運用について考えていたところにpictSQUAREのサービスが停止。SNSを利用していないサークル参加者の方に一切連絡をとれない状態に陥りました。早めにメーリングリストなり、サービス側のシステムに頼らない連絡手段を確保するべきだったと後悔しています。

次回からは、サービス側を経由せずに確実にすべての参加者様に直接連絡をとれる手段を確保いたします。
現在考えているのは、メーリングリストかパス制の連絡用フォーラム(掲示板のようなもの)、あるいはその両方での運用です。
メーリングリストは確実ではありますが、情報漏洩があった直後のため、参加者様方が私個人にメールアドレスを預けることを躊躇われるのではないかとの懸念があります。
パス制の連絡用フォーラムについては、エアイベントで試験的に導入してみました。
こちらは参加者側から能動的に動いて情報を得なければならないため、頻繁なチェックをお願いすることになり、参加者側の負担が大きくなると想定されますので、採用する場合はメールアドレスを登録したくない方向けの運用となる見込みです。

また、メーリングリストを用意する際は、ご登録いただいたメールアドレスは、基本オフラインの端末内、または外部ストレージに保存し、送信の際にのみオンライン環境のPCで使用する予定です。
登録されたメールアドレスは、イベントごとに消去し、次回イベントへの繰越利用はいたしません。

説明の詰めの甘さ

こちらの説明が悪く、エアイベント申込フォームの誤入力を招いてしまいました。度々説明を書き換えることになったため、混乱される方が少なからずいらっしゃったのではないかと存じます。
手際が悪く、ご迷惑をおかけしました。
利便性の観点から三種の申込を同じフォームから行えるようにしたため、結局そのことが誤入力の大きな原因になったと考えます。
それぞれ別のフォームを用意することで防げた事案であったと反省いたします。

また、エアイベントのエリア名/スペースNo.記載についてや、シャドウバン対策、まとめ対象は期間内の投稿のみであることなど、すべてのエアイベント参加者様に対して説明が足りていない部分がありました。
急な事態であったとはいえ、説明文章の精査が足りない状態で発信を行ってしまったこと、またそれに伴って参加者の皆様を混乱させてしまったこと、本当に申し訳なく思います。

問い合わせ内容の精査

今回は準備期間中、これまでより多くのお問い合わせをいただきました。
次回の募集開始を目処に、改めてそれらの内容を精査し、FAQや参加要項等に反映していく予定です。

以下、第二回の総括において要改善として挙げた点の経過です。

フォームのエラーについて(対応済)

前回まで電子パンフレットのサンプル提出フォームでエラーが多く出ていました。
今回はフォームを一新、事前に送信テストの協力を参加者様方に依頼しました。結果、今回は送信エラーゼロで終えることができました。
テストにご協力いただいた皆様、ありがとうございました。

エクセルでのリスト管理一元化(対応済)

→参加サークル一覧とパンフレット用データの提出管理を同ファイル内にて行い、サークル紹介シート及びパンフレット用サークル一覧シートも同時に自動作成できるように調整しました。