先日は関係性自論4にご参加いただき、ありがとうございました。
この度の開催で行ったこと、また発生した問題やそれに対する改善案、今後のイベント開催における検討事項などをまとめました。
実施事項と反省点
・申込時のメールアドレス入力欄設置
pictSQUARE経由で参加者に連絡を取れなくなった場合を想定して、申込時にメールアドレス入力欄を設置しました。
しかしながら、申込時に入力した内容はすべて全体公開されてしまうことを主催が失念しており、指摘を受け、申込開始から3日で撤去いたしました。
その際は大変なご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。
以降、代わりのフォームを設置いたしましたが、利用はありませんでした。
pictSQUAREの全体配信メールの設定が見直されて不着がなくなったこともあり、代替連絡手段としてのメールアドレス登録は、第5回については見送ることといたします。
しかしながら、今後起こるかもしれない不測の事態を見据え、何らかの方法を模索してまいります。
・代替連絡手段の用意
今回、万が一pictSQUARE経由での連絡ができなかった場合に備え、サークル参加者様だけがpassとID入力で閲覧できるページを告知サイトに設置しておりました。
こちらも第4回で必要とならなかったため、第5回では一旦設置を見送っています。
更新の手間があるため、効率的でより良い手段を引き続き考えていきます。
・パンフレット作成におけるさらなる効率化
サークル紹介シート自動出力の際のファイル名を見直し、さらに作品サンプルのファイル名を申込IDに統一していただくことにより、紹介シートとサンプルの紐づけをより早く行うことができるようになりました。
効率化ははかれたものの、チェック項目やチェックの流れが悪く、結果的にサークル一覧表に不備を出してしまいました。
多くのサークル様にご迷惑をおかけする結果となり、反省しております。
第5回より、チェック項目と流れを明確にし、確実なチェックを行うよう心がけてまいります。
本当に申し訳ありませんでした。
・告知サイトリニューアル
第3回までは、毎回イベントサイトを作成しておりましたが、第4回から『関係性自論』の統合告知サイトとして、デザインなどを刷新いたしました。
スマホから作成したため、PCからの視認性は最低限しか確保できておらず、こちらは徐々に調整してまいります。
・メールフォームの設置
告知サイトのリニューアルに伴い、問い合わせ用のメールフォームを設置しました。
こちらは比較的ご利用いただいており、第5回以降も運用を継続いたします。
・提出フォームの刷新
第3回開催時にエラーが頻発したため、今回は運用前に参加者を募り、送信テストを行いました。
テストを経て設置したものの、最終的に数件のエラー及び10件近い不着がありました。(総送信数100件強)
フォームのログから不着を確認、個別連絡で再提出していただくことになり、該当参加者様には多大なご迷惑をおかけし、本当に申し訳なく思います。
第5回は、以下のように対応予定です。
1.サンプル提出用のメインフォームは自前で設置せず、レンタルフォームを利用する。
→サーバーに送信された添付ファイルが残り、何かあった際に再送信していただく手間を省くため。
→エラーや不着を確実に防ぐため。
2.データ容量の大きいファイルは、ファイル転送やファイル共有URLからの送信に切り替える。
→データ容量が大きい場合、不着やエラーの原因になることがあるため。
新しい提出フォームについては、第5回募集期間中に整備いたします。
・支援窓口設置
第4回は無料開催となったため、pictSQUAREなサポートプラス機能の代替として、BOOTHに支援窓口を設置しました。
期間はパンフレット公開後からイベント閉会まで、お礼状pdfの販売(100円)として支援を受付ました。
多くのご支援を賜り、心より感謝申し上げます。
いただいた支援金は、イベント運営費(素材購入費やサーバー代等)として活用させていただきます。
第5回も無料開催のため、同様にBOOTHでの支援窓口設置を行う予定です。
・Blueskyでの運営アカウント運用開始
Blueskyへの登録ユーザーが増えてきたため、Blueskyにも運営アカウントを取得し、運用を開始しました。
イベントタグフィードと運営タグフィードの2つを常時提供、イベント開催直前から閉会まではお品書きフィードを提供します。
今回お品書きフィードを『全エリア統合』として運用したものの、途中で登録上限に達してしまったため、最終的に『全年齢エリア版』『R18エリア版』の2つのフィードでお品書きをまとめました。
第5回のお品書きフィードは、最初から年齢制限別に2つ作成・運用する予定です。
今後への課題や問題点
・配置関連の注意事項周知不足
第3回より、配置に関するお問い合わせの増加、また運営上の軽微な問題が発生しております。
こちらに関しては、FAQや注意事項の周知を定期的に行っていくことで、解決をはかってまいります。
・全年齢の基準明確化
R18Gの基準が曖昧であるため、全年齢でお申込されるケースが時折見受けられました。
作品傾向からこちらで判断し、必要があればR18G相当のエリアに配置するなどして対応いたしますが、事前にサークル様側でご判断いただけるよう対策を立ててまいります。
取り急ぎ、告知サイトの『作品傾向・属性一覧』について、R18G相当の項目を赤字で示すことを実施する予定です。
(第5回申込開始には若干間に合わないかもしれませんが、なるべく早いうちに対応します。申し訳ありません)
・くるっぷ運営アカウントの進退
くるっぷ自体の利用者が減り、告知の必要性が低くなっているという体感です。
お品書きも、くるっぷと他SNSに同時投稿している方がほとんどのため、第4回限りでの運用停止を一時検討していました。
しかしながら、急な判断であることと、需要が完全にゼロではないため、すぐには撤退せず、第5回に関しては運用を継続することにいたしました。
第6回以降は、第5回の様子をみて改めて判断します。
・非会員参加者への配慮
第4回の開催1ヶ月前に、pictSQUAREに非会員でも一般参加できる機能が追加されました。
非会員でも参加できるという喜びの声も聞かれた一方、見る以外何もできないという声もありました。
イベントとして、一般・サークル両参加者様に、非会員ができることとできないことを、もっと周知しておくべきだったと反省しております。
サークル様への周知をすることによって、サークル様が独自の判断で、事前にサービス外に感想窓口を設けるなど、細かい準備も可能だったと感じました。
第5回では、非会員参加者の件も含め、細かな部分での周知を意識して行っていきたく思います。
おわりに
今回、pictSQUARE会場では一年ぶりのイベント開催となり、多くの方に会場に足を運んていただき、心より感謝申し上げます。
第4回のマップは、第2回終了後からci-enにておこなっておりましたアンケート結果を元に作成いたしました。
ご協力いただき、心より感謝申し上げます。
第5回は、関係性自論初の丸2日間開催となります。
これまで以上に、多くの関係性に触れていただける機会となれば幸いです。
関係性自論 主催運営 熊猫二郎笹助
