【追記あり】関係性自論2総括

関係性自論2の開催から一ヶ月が経過しました。
この度の開催に行ったこと、また発生した問題やそれに対する改善案、今後のイベント開催における検討事項などをまとめました。

サークル募集期間中にやったこと

・ほぼ毎日の募集ツイート投稿
・参加表明、イベント関連ツイートのRT
・不明点を抱えた方へのTL上での声かけ

募集締切後〜開催までにやったこと

・ほぼ毎日の開催案内ツイート
・配置作業・配置図作成
・パンフ編集・配布・web公開
・全体メール連絡
・サークル検索設置
・告知サイト・イベントページの更新

募集中〜開催まで通じてやったこと

・問い合わせ対応
・マップ作成

良かった点

・サークル紹介シートの作成自動化
・おもいつきの企画（落ちてる男を拾う）が予想外に受けて、かなりRTしていただけたうえ、そのツイートを見て遊びに来てくださった方がかなりいらっしゃった。

悪かった点と改善案

・サークルカットの締切日や情報変更の連絡についてうまく伝わっていなかった。

→申込時の設問下に『12/31まで連絡なしで変更可能』と記載してしまったため、サークルカットやお品書きの締切が12/31であると誤解を与えてしまう例があった。
また、設問は12/31まで連絡なしで変更可としたつもりが、設問が通販URLや出展形態等の項目の続きで表示されているため、それらまで『12/31以降の変更は要連絡』と勘違いさせてしまった。
第三回では設問下の文言を既に修正済み。

・初回開催後に別イベントを主催したため、準備期間が短くなってしまった

→見通しが甘かった。今後は関係性自論のみの主催に絞るため、準備期間が少なくなることはなくなる。

・マップの作成に時間がかかりすぎた

→R18エリアが50sp3つで収まらないとは思わず、100spマップを作るという気構えが足りなかった。
作ってみると100spがあまりに広かったので、もう少し余裕をもったスケジュールでマップを作る必要性がある。
そのためには、その他の作業時間を減らす必要がある。
短縮可能な作業としては、パンフ編集作業、配置作業。特に配置作業はもう少し効率的な配置方法を考える必要がある。

・提出フォームでエラーが出る

→前回からフォームを一新し、エラー自体は減ったものの、やはりある程度エラーが出た。
臨時フォームで対応したものの、原因究明が必要。

・眠気に負けて宣伝できない日があった

→さすがに一年以上の手動ポストでの定期宣伝に限界を感じてきたので、少しずつ予約投稿に切り替え中。
ただし、常にお知らせ事項が発生していないか確認し、それらがある場合は手動ポストにてツイートする。
また、くるっぷにも忘れずにポストする。

第三回に向けて変更した事柄、第四回以降のために調整が必要と思われる事柄

・お知らせメールの簡略化(検討中)

→きちんと読んでもらうためにはもう少し文章を短くする必要があるのではないか？
各種連絡期限の案内や、設営確認連絡がうまく行き渡ってない感あり。
せめてその部分だけでも、もっとわかりやすい文章に変えていく必要がある。

・フォーラムの設置(検討中)

→上記の問題を解決するため、サークル様への細かなお知らせ、各種案内、締切の告知、質問などを受け付ける場を告知サイトサーバー内に設置してはどうか。
利点として、Twitterをやっていない参加者でもTwitterと同等の情報案内や質問環境を得ることができる。
ただ、お知らせメールを100%見ていただけている状況ではない、また新たにアクセスする場所を増やすのは参加者にとって手間となるため、設置ですべての問題が解決するかは疑問が残る。

・展示場所含む出展形態の見直し(対応済み)

→第一回が開催されて以降、かなりの数の投稿サイトが増え、確認が追いつかない。
さらに、多くの投稿サイトで、登録せずに作品を閲覧できる機能が備わってきているため、第三回より展示場所としての投稿サイト指定を廃止。(イベントとして登録無しで閲覧可能なサイトを展示先として推奨することは変更なし)
無料作品・有料作品が混在するサイトがあるため、有料展示を追加。
また、DLsite等を利用されている方が多くなってきた印象なので、さらにDL販売を追加した。

・気軽に質問できる環境づくり(検討中)

→困り事がある方をTL上で見かけることがあり、リプライや問い合わせメッセージでの連絡がやや敷居が高いのかもしれないと感じる。
今のところはこちらから困り事を伺いにいく形で対応中。
(匿名メッセージサービスは、アンケートが荒らされた件もあり設置は難しいと考える)

・エクセルでのリスト管理一元化(対応予定)

→参加サークル一覧とパンフレット用データの提出管理を同ファイル内にて行い、またパンフレット用サークル一覧シート（サンプル有無色分け）も同時に自動作成できるように調整する予定。

・フォームのエラーについて(対応予定)

→CMSの新たなバージョンが出ているようなのでこちらで再設置、またエラーログの洗い出しをする。
可能であれば、エラーが起こった際と同等の環境がある方に送信テストを依頼（主にipad）

・告知サイトのリニューアル必要性(一部対応中)

→もう少し見やすくデザインを一新刷る必要がある。第三回は既に公開済みなので、次回以降変更予定。
パンフ説明ページがやや見づらいようだったので、現在調整中。

会場設営確認、画像確認(検討中)

→前日になって、退会している複数のユーザーの存在に気づき、マップの訂正を行った。
また、お品書き等画像の年齢制限が守られているか確認ができていなかったため、上記二点を中心に事前に会場を見回りチェックする必要性がある。
これについては主催の時間の捻出が問題。

今後のマップ(検討中)

→
第二回でマップを凝りすぎた(題材的につい凝ってしまった)ため、次回へのハードルを自ら上げてしまった。
第三回のマップ案は既にあるが、第二回と比較され「今回は大したことがなかった」等期待を裏切ることになってしまうのではないかと不安がある。
また、次回以降のマップは未定のためそこも不安要素。
さらに、サークル様の作品舞台観とは違うマップを作成・配置することも想定され、それを不満に感じられる方も出てくるのではないかと懸念している。
ただ、マップの装飾自体を辞める選択肢はなく、継続していくことだけは決定事項。

【追記】
次回以降のマップ題材についてのアンケートを設置しました。
気軽にお答えいただけますと大変助かります。（〜8/26まで）

【3/30 更に追記】

・スケジュールの共有（対応済み）

→各種締切が多いためか、締切を忘れていた・知らなかったという声があった。
テキストベースの告知だけではなく、直感的に把握しやすい環境を提供する必要性がある。
第三回より、告知サイトにてイベントスケジュールをカレンダー形式で表示することにより対応。

・グッズについての注意事項変更（一部対応済み）

→紙書籍については予約頒布不可としていたが、グッズに関しての記載がなかった。
また、グッズを頒布できる条件として挙げている本編の定義について問い合わせあり。分かりやすいよう変更の必要がある。
予約頒布についてはトラブル防止のため、グッズも禁止と第三回より記載変更済み。
本編については、第四回を目途に説明文を変更予定。